警備業では法定備付書類として、警備員名簿や警備員指導計画書等を作成しなければいけません。
法定通りされているか公安委員会は年１回立入検査を実施し法定備付書類を確認します。
作成もせず虚偽の報告を行えば、最悪のケースとして営業停止や認定を取り消されます。ほぼ廃業に近いです。
それだけ重要なものを管理しているのは指導教育責任者という人の力です。
表題にもある通り、世の中はデジタル化がどんどん進んでいますが、「警備業の法定備付書類だけ」を見ればデジタル化とはほど遠く多くの会社がエクセルで管理し紙で運用しています。
自社でシステム化できる会社はほんの一握りではないでしょうか。キントーンを活用するのもありかもです。
デジタル化にあたっては、書類がすぐに閲覧できること、紙に出力し提出できることなどがあげられますが、一番は立ち入り検査に来る警察署に確認したほうが良いです。
デジタル化になっても立ち入り検査する人間が紙で見たいといえば紙です。
法定備付書類をデジタル化にするのは時期尚早かと判断しています。
個人的には２０２７年から商材を扱う会社が増えデジタル化に進んでいくのではないかとみています。
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